Financial Reporting and Management Reporting System

Penggunaan Coding pada SIA

·         Kode Berurutan (Sequantial Codes)

(Sequential codes) mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik).  Aplikasi umum dari kode berurutan numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.

·         Kode Blok (Block Codes)

Kode blok merupakan variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi dari sebagian dari kelemahan pada kode berurutan.

·         Kode Grup (Group Codes)

Digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan.

·         Kode Alfabetik (Alphabetic Codes)

Digunakan untruk tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik coding blok atau grup.

·         Kode Mnemorik (Mnemorik Codes)

Adalah karakteristik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.

SISTEM BUKU BESAR                                                                                                                         

Gambar dibawah menunjukkan karakteristik buku besar umum sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi.

1.      Voucher Jurnal

Sumber input bagi buku besar adalah voucher jurnal. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakitli rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan, dan akun buku besar yang dipengaruhi.

2.      Basis Data Sistem Buku Besar

Database GLS (General Ledger System) terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.

·         File Induk Buku Besar Umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

·         File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

·         File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.

·         File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

·         File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

3.      Prosedur Sistem Buku Besar

Prosedur pembaruan GLS adalah dilakukan seperti juga operasi terpisah atau berhubungan dengan sistem pemrosesan transaksi.

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

1.      Pengguna yang Canggih Dengan Kebutuhan Informasi yang Homogen

Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen.

2.      Prosedur Pelaporan Keuangan

Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

1)      mencatat transaksi.

2)      mencatat jurnal khusus.

3)      membukukan ke buku besar pembantu.

4)      membukukan ke buku besar umum.

5)      menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan.

6)      membuat jurnal penyesuaian.

7)      menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.

8)      menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

9)      menyiapkan laporan keuangan.

10)  menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup.

11)  menyiapkan neraca percobaan pasca penutup.

SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

1.      Faktor yang Memengaruhi Management Report System

a.      Prinsip-prinsip Manajemen

·         Formalisasi Tugas.

Formalisasi pekerjaan suatu perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan tersebut.

·         Tanggung Jawab dan Wewenang

Prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir. Lokasi manajer dalam jalur pelaporan memengaruhi ruang lingkup dan perincian informasi yang dilaporkan.

·         Jangkauan Pengendalian

Para manajer dengan jangkauan pengendalian sempit sering terlibat dengan operasi yang terperinci dan dengan keputusan yang spesifik.

·         Manajemen dengan Pengecualian

Para manajer membutuhkan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya yang beresiko tidak dapat dikendalikan.

b.      Fungsi, Tingkat dan Jenis Keputusan Manajemen

c.       Struktur Masalah

Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen:

-          Data-nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut

-          Prosedur-urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah

-          Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

d.      Tipe-Tipe Pelaporan Manajemen

·         Tujuan laporan

Dua tujuan pelaporan umum, yaitu:

-          Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi pengambilan keputusan

-          Memengaruhi perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif

·         Pelaporan Terprogram

Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram: laporan terjadwal dan laporan menurut perintah.

·         Atribut laporan

Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat.

·         Pelaporan Ad Hoc.

Dalam dunia bisnis yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna.

e.       Akuntansi Pertanggung Jawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan  bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban:

1.      Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer

2.      Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

f.       Pertimbangan Perilaku

·         Keserasian Tujuan

Jika diterapkan dengan benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan. Manajer tingkat lebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi secara positif terhadap tujuan atasannya.

·         Informasi yang Berlebihan

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan.

·         Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat

Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya. 

Daftar Pustaka

A. Hall, James, Accounting Information System : 7e, 2010